Microsoft 365, Valtti Fokus

Office 365 vs. Microsoft 365 – vertailimme palveluja

Mats Perus
01.04.2020 | Mats Perus

Microsoft 365-Office365-etätyö

Tässä blogissa käymme tiiviisti läpi Microsoftin yrityskäyttöön tarkoitetut pilvipohjaiset tuotteet, niiden väliset erot sekä miten pysyt turvassa pilvessä jokapäiväisessä työskentelyssä. Kaikki ratkaisut tukevat etätyöskentelyä ja tehostavat viestintää asiakkaille sekä tiimien välillä ajasta ja paikasta riippumatta.

Microsoft muutti juuri osan lisenssien nimiä, ja tästä kirjoituksesta löydätkin nyt pakettivertailun lisäksi päivitetyt nimet kootusti. Uudet nimet astuvat voimaan 21.4.2020. 

Office 365 on Microsoftin tarjoama SaaS-palvelu (Software as a Service) Microsoft Office-tuotelinjalle. Yrityskäyttäjät saavat aina käyttöönsä viimeisimmät Microsoft Office -sovellukset tietoturva- ja ominaisuuspäivityksineen koko tilauksen voimassaoloajan. Tämä onnistuu yrityksille helpoiten valitsemalla itselleen osaavan kumppanin, jonka kautta kaikki laskutus-, lisenssi- ja tukiasiat hoituvat sulavasti.

PK-yrityksille (enintään 300 käyttäjää) Office 365-vaihtoehdot ovat seuraavat:

Microsoft 365 Business Basic (ent. Office 365 Business Essentials)

Business Basic-versio sisältää ainoastaan pilvi- ja mobiiliversion eli se ei sisällä työpöytäversiota Office-sovelluksesta, kuten muut seuraavaksi esiteltävät paketit. Pakettiin kuuluvat yritystason sähköpostipalvelut ja mahdollisuus käyttää viestinnässä yrityksen omistamaa toimialuetta ’yritys.fi’. Jokaiselle lisensoidulle käyttäjälle on tarjolla 50 GB postilaatikko ja 1 TB henkilökohtaista OneDrive-tallennustilaa. Tiimityöskentely ja viestintä hoituvat kätevästi Teamsin ja Sharepointin avulla etänäkin.

Microsoft 365 Apps (ent. Office 365 Business )

Apps-pakettiin kuuluu työpöytäversio Office-sovelluksesta, kuten myös tietenkin pilvi- ja mobiiliversiot. Tämä paketti ei sisällä yritystason sähköpostipalvelua eikä tiimityöskentely- ja viestintämahdollisuuksia (eli se ei sisällä Exchange, Teams tai Sharepoint -palveluja). OneDriven tarjoama 1 TB henkilökohtainen tallennustila yritystiedostoille on toki mukana tässäkin.

Microsoft 365 Business Standard (ent. Office 365 Business Premium)

Business Standard-paketti sisältää kaikki yllä mainitut palvelut mukaan lukien Outlook, Word, Excel, PowerPoint ja OneNote -palvelut. Tiimityöskentelyn keskuksena on tuttuun tapaan Teams.

Microsoft tarjoaa tuotteille 99.9% käyttöaikatakuun. Valtilta saat tukea puhelimitse ja sähköpostitse palveluiden käyttöön. Näistä tuotteista jokaiselle PK-yritykselle löytyy varmasti itselleen sopiva lisenssiyhdistelmä työntekijöilleen.

Lue Office 365-tuoteperheen blogimme ja kuuntele webinaarit!

Mikä ratkaisuksi?

Miten sitten pidetään käyttäjien sähköinen identiteetti sekä yrityksen datat turvassa? Seuraavaksi lyhyt kooste Office 365 -pakettien sisällöstä ja kuten nimikin sanoo, kyse on pitkälti perinteisestä toimisto- ja etätyön mahdollistavasta pilvipalvelusta lisäpalveluineen. 

Nopein ja kattavin ratkaisu tähän on, yllä mainittujen Office-tuotteiden lisäksi, hankkia EM+S (Enterprise Mobility + Security) niiden kaveriksi. EM+S-tuotteesta löytyy E3- ja E5 -versiot. Kyseinen tuote ominaisuuksineen on toki sen verran laaja, että se vaatisi oman blogin.

Tärkeimmät ominaisuudet PK-yrityksille ovat:

  • MFA (monivaiheinen autentikointi), joka kuuluu myös O365-yritysversioihin vakiona
  • Conditional access (ehdollinen pääsyhallinta)
  • SSPR (omatoiminen salasanan vaihtaminen)
  • Intune (päätelaite- ja mobiilihallinta) 
Kun käyttäjätiliin on kytketty MFA-toiminnot päälle,  käyttäjä saa seuraavan O365-kirjautumisen aikana rekisteröitymislomakkeen täytettäväksi. Tämän rekisteröitymisen jälkeen, saa hän aina jatkossa kirjautuessaan O365-palveluihin vahvistuspyynnön puhelimeensa. Tällä vahvistetaan, että juuri hän on suorittamassa kirjautumista eikä jokin kolmas osapuoli, jolla on kyseisen käyttäjän salasana tiedossa. Yhdistämällä MFA (monivaiheinen autentikointi) ja ehdollinen pääsyhallinta voidaan määrittää sääntöjä, joissa sallitaan tai estetään pääsy palveluihin, riippuen mistä tai millä kirjautuminen suoritetaan. Käyttäjä voi myös itse vaihtaa unohtuneen salasanan MFA-rekisteröintiprosessin ansiosta.

EM+S sisältää myös mahdollisuuden lähettää suojattua sähköpostia ja määrittää mitä sisällöllä pystyy tekemään  – lähettäjä voi esimerkiksi määrittää, että vastaanottaja voi ainoastaan lukea sähköpostiviestin eikä lähettää sitä edelleen tai kopioida siitä tietoja toisiin viesteihin.

Nyt on valpas lukija varmasti huomannut, että olemme jo joutuneet hankkimaan käyttäjälle kaksi eri lisenssiä saadaksemme toivotut ominaisuudet käyttöömme. Tähän ongelmaan löytyy myös ratkaisu nimeltä Microsoft 365 Business Premium.

Microsoft 365 Business Premium (ent. Microsoft 365 Business)

Kyseinen tuote sisältää lähes kaikki Microsoft 365 Business Standard-paketin ja EM+S E3:n ominaisuudet. Tämän lisäksi saadaan myös Windows 10 Pro päivitysoikeus versioista Windows 7 ja 8.1 Pro, mikäli päivitys on vielä jäänyt tekemättä. Yksi parhaimmista M365 Business Premium- ominaisuuksista tietoturvan näkökulmasta on ATP (Advanced Threat Protection). Kyseinen ominaisuus tarkistaa, etteivät liitetiedostot sisällä haittaohjelmia ja linkit ovat turvallisia. Tämän lisäksi ATP tuo huomattavaa parannusta olemassa oleville tietojenkalastelun estotoiminnoille.

Lataa alta myös muistilistamme Microsoft 365-siirtymiseen tai ota yhteyttä!

Lataa tarkistuslista Microsoft 365 -palvelun käyttöönottoon

Mats Perus
Kirjoittaja Mats Perus