Microsoft 365, Digitaalinen työympäristö

Näin hyödyt Microsoft 365 -palveluistasi eniten

Valtti
23.03.2022 | Valtti

Näin hyödyt Microsoft 365 -palveluistasi eniten

Microsoft 365 -ratkaisu on noussut suosituksi vaihtoehdoksi yritysten työympäristönä. Microsoftin tuoteperhe kehittyy jatkuvasti ja on kustannustehokas valintasi silloin, kun tarvitset turvallista pääsyä sovelluksiin ja tietoihin paikasta riippumatta.

Yhden alustan taktiikalla

SharePoint Online toimii monen ratkaisun taustalla. Sen päälle on helppo rakentaa esimerkiksi yrityksen intranet. Käyttäjälle yhteinen alusta sujuvoittaa työtä. Työpäivän alussa avaat yhden sivun ja löydät sieltä kaiken, mitä päivän aikana tarvitset.

Hybridityöskentely on Microsoftilla kehityksen keskellä. Käyttäjien yleisin tarve on tiedostojen jakaminen tietoturvallisesti ja se onkin M365 -palveluiden ytimessä. Tiedostoa ei tarvitse siirtää esimerkiksi sähköpostin välityksellä minnekään ja kaikki pääsevät tietyin jako-oikeuksin tiedostoon kiinni. Pelkällä puhelimellakin pystyy tekemään hyvin paljon ja Microsoftilla onkin kattava valikoima käyttövalmiita mobiilisovelluksia. 

Myös Teams on erityisesti etätyöaikana noussut arvoon arvaamattomaan. Teams on loistava työkalu tiimityöhön, dokumentin hallintaan, kommunikointiin ja projektien läpiviemiseen. Ylipäätään Microsoftin 365 -sovellukset on suunniteltu niin, että ne integroituvat toisiinsa helposti. Perinteiset tuottavuussovellukset ovat myös olennainen osa Microsoft 365 -palveluita. 

M365-pohjaisen liiketoimintaratkaisun hyödyt:

  • Tietoturvallinen pääsy internetin kautta.
  • Dedikoidut mobiilisovellukset helpottavat liikkuvaa työntekoa.
  • Tiedostot onlinessa ja offlinessa OneDriven kautta varmistettuna.

Tämä kirjoitus pohjautuu Niko Mourujärven ja Santtu Salmisen esitykseen Valtti x Microsoft -tapahtumassa.
Halutessasi voit katsoa koko esityksen yltä - tai jos esitys ei lataudu, löydät sen täältä. Blogikirjoitus jatkuu alla.

Suoraviivainen lisensointi ja ennakoitavat kulut

Lisenssointimallin valinta saattaa aiheuttaa päättäjälle harmaita hiuksia. Parhaimillaan organisaatio voi valita omalle toimialalleen ja työntekijöilleen sopivan lisensointimallin, joka kattaa lähes kaikki M365 -palvelut. Kuukausittainen käyttäjäkohtainen laskutus on helppo ennakoida sekä skaalata työvoimatarpeen muutoksiin nopeasti. Liiketoiminnan jatkuvuus on tällä ratkaisulla taattu.

Miten valitsen oikeat lisenssit?

Hyvä käytäntö on keskittää liiketoimintaratkaisusi M365 -alustalle, joilloin sinulla on mahdollisuus saavuttaa lisensseistäsi suurin hyöty. Säästät aikaa integraatiototeutuksissa hyödyntämällä kattavasti alustan eri palveluita. Lisäksi voit saavuttaa modernin pilvipalvelualustan hyödyt – liikkuva työnteko, keskitetty hallinta, tietoturva sekä uudet ominaisuudet. Miten sitten tulisi edetä?

  • Määritä tarpeet
  • Vertaile vaihtoehtoja
  • Tunnista päällekkäisyydet
  • Valitse lisenssit

M365-palveluiden hallinnan keskeiset perusperiaatteet

Palveluiden ja lisenssien hankinnan jälkeen onkin aika pohtia, miten tätä kokonaisuutta hallitaan järkevästi. Tässä kokonaisuudessa tulee ottaa huomioon käyttöoikeuksien jakaminen, käyttäjien jatkuva koulutus – kokonaisratkaisun tietoturvaa unohtamatta. 

  1. Kontrolloi luotavia sivustoja, tiimejä, työnkulkuja ja muita resursseja miettimällä hallintakäytänteet etukäteen ja ottamalla tarvittaessa käyttöön apuvälineitä.

  2. Tunnista toistuvat teemat ja hyödynnä mallipohja-ajattelua, vältä saman asian tekemistä uudelleen. Tutustu Microsoftin Patterns and Practices -malleihin, Sharepoint Look Bookiin sekä valmiiden mallipohjien ominaisuuksiin.

  3. Jakele käyttöoikeukset harkiten. Liikkelle kannattaa lähteä pienimmän oikeuden periaatteella ja hyödyntää roolipohjaisia käyttöoikeuksia. Suurten massojen käyttöoikeudet on järkevää automatisoida IdM-ratkaisuilla. Nimeämiskäytännöt on hyvä suunnitella ennalta.

  4. Hyödynnä Microsoft Secure Score -pisteytystä tietoturvassa ja perehdy ehdotettuihin toimenpiteisiin. Palveluiden lokeja ja uhkakuvan kehitystä tulee tällöin seurata säännöllisesti.

  5. Hallitse mobiililaitteet keskitetysti ja edellytä yrityksen sisäverkon ulkopuoliselta käytöltä vahvistettua tietoturvaa. Zero trust -työkalujen käyttö on fiksu valinta, jos vain mahdollista.

  6. Varmista, että loppukäyttäjät saavat tarvitsemansa perehdytyksen ennen uusien liiketoimintaratkaisujen käyttöönottoa. Huolehdi siitä, että käyttäjien tietotaitoa ylläpidetään palveluiden kehittyessä.


Onko Microsoft 365:den käyttöönotto ajankohtaista? Asiantuntijamme ovat koonneet kattavan tarkistuslistan, josta löytyy listattuna mitä sinun tulee tietää M365-palvelupaketin käyttöönotosta. 

Lataa Microsoft 365 -tarkistuslista

Valtti
Kirjoittaja Valtti