Microsoft 365, Digitaalinen työympäristö

Microsoft Teams – virtuaalisen tiimityön mahdollistaja

Jussi Sivonen
24.11.2020 | Jussi Sivonen

Teams_palaveri

Microsoft Teams, Microsoftin tärkein tiimityön väline, on mahtava työkalu yhteistyöhön, tiimikommunikointiin, dokumenttien hallintaan ja moneen muuhun tarpeeseen. Teamsista on monessa organisaatiossa tullut digitaalisen työn keskipiste nopeasti sen julkaisun jälkeen – viimeistään nykyisen etätyöpainotteisen ajan myötä.

Olemme nähneet Teamsin nopean kehittymisen pelkästä sovelluksesta paikaksi, joka kattaa ja yhdistää laajan joukon Office 365 (nykyisin Microsoft 365) -työkaluja yhden käyttöliittymän ja -kokemuksen alle. Lyhyesti sanottuna, Teams on ollut isoin muutos digityöskentelyssä, jota olemme lähivuosina nähneet ja jonka ansiosta – sinänsä erinomaiset, mutta irralliset – M365-työkalut ovat nyt helposti loppukäyttäjän saatavilla.

Parempaa tiimien hallinnointia

Teamsin suosio on vuorostaan aiheuttanut uudenlaisen (positiivisen) ongelman, joka piinaa IT-ylläpitoa. Microsoft Teamsin tiimejä luodaan usein mihin tahansa työperäiseen tarpeeseen, jonka kanssa on aikaisemmin tuskailtu esimerkiksi sähköpostien välityksellä. Jokainen uusi Teamsiin luotu tiimi luo myös uuden Office-ryhmän, SharePoint-sivuston, Outlook-postilaatikon sekä muita palasia vailla keskitettyä hallintaa.

Microsoft Teams on toki toimivampi ja tietoturvallisempi vaihtoehto virtuaaliseen tiimityöskentelyyn kuin esimerkiksi Microsoft 365 -portfolion ulkopuoliset sovellukset tai irralliset sähköpostiviestit. Mutta ryhmien hallinnointiin kannattaa kiinnittää huomiota ennen kuin tilanne räjähtää käsiin.

Tässä vaiheessa, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

  1. Olla välittämättä ja jatkaa kuin ennenkin
  2. Tehdä jotain ryhmien elinkaaren ja hallinnoinnin kannalta

Saatat valita ensimmäisen vaihtoehdon, koska saattaa kuulostaa helpolta. Mutta lähitulevaisuudessa päädytte tilanteeseen, jossa teidän käsillänne on satoja, ellei tuhansia Office-ryhmiä ilman hajuakaan mitä tehdä niiden kanssa. Tämä aiheuttaa haasteita myös dokumenttien hallintaan sekä voi lisätä pahimmassa tapauksessa tiedon siiloutumista.

Mikäli (ja toivottavasti) valitset vaihtoehdon kaksi, sinulla on jälleen kaksi tapaa edetä kohti parempaa tiimien hallinnointia Microsoft Teamsissa:

  1. Ota ryhmät haltuun M365:n vakiotyökaluilla tai
  2. Valitse työkalu, joka antaa sinulle täydellisen hallinnan omistajuuteen, elinkaareen ja tietosisältöön kussakin ryhmässä.

Microsoft 365 Admin Portal antaa sinulle joitain työkaluja kuten PowerShell, OOTB, Custom Framework, joilla hallita ryhmiä, joita käyttäjät voivat vapaasti luoda ympäristöönne. Mutta käytännössä sinulla on vain yksi kannattava vaihtoehto: estää tavallisilta käyttäjiltä Office-ryhmien luonti PowerShell-komennolla. Tätä siirtoa suositellaan käytännössä jokaisen vakavan Office 365 -konsultointiyrityksen toimesta.

Tämän komennon jälkeen vain O365-ylläpitäjät voivat luoda uusia ryhmiä. Taianomaista, mikä helpotus! Mutta komento on kuin kaksiteräinen miekka. Muutoksen jälkeen jokainen uusi Teams-tiimi pitää luoda keskitetysti IT-osaston toimesta, käyttäjien aina niin pyytäessä. Ja tämä voi tukahduttaa Teamsin käytön innostusta vähän turhankin tehokkaasti.

Valo Teamwork - monipuolinen ratkaisu Office-ryhmien hallinointiin

Mikäli innostuit vaihtoehdosta kaksi; työkalun, joka tarjoaa täydellisen hallinnan omistajuuteen, elinkaareen ja tietosisältöön kussakin Teams-ryhmässä, valittavissasi on Valo Teamwork. Lyhyesti summattuna, Valo Teamwork tarjoaa ratkaisut kaikkiin ongelmiin, joihin tulet törmäämään Office-ryhmien elinkaaren aikana: Uusien tiimien tilaamiseen, yhteisiin nimeämiskäytäntöihin, automaattiseen ryhmien luontiin sekä omistajuuteen ja arkistointiin.

Haluatko kuulla lisää?

Kuuntele webinaaritallenteemme, jossa käymme läpi Microsoft Teams -ohjelmiston tehokasta käyttöä! Pääset lataamaan tallenteen täältä.


Jussi Sivonen
Kirjoittaja Jussi Sivonen