Microsoft 365, Digitaalinen työympäristö

Microsoft-lisenssien perisynnit - älä mokaa näissä

Valtti
31.08.2021 | Valtti

Microsoft 365 -lisenssien perisynnit

Microsoft Office 365 -sovellukset ovat olennaisimpia työkaluja yrityksen arkitoiminnassa. Microsoft 365 mahdollistaa tehokkaat työvälineet toimistolle, videopalavereihin ja tiimityöskentelyyn. Tämän lisäksi Microsoft 365 toimii pilvessä, joten palveluita on helppo käyttää etänä työskennellessä.

Ota askel taaksepäin - hahmota kokonaiskuva

Microsoftin lisenssipaketit ovat oikein hyödynnettynä resursseja säästäviä vaihtoehtoja. Niiden avulla työn tekeminen keskittyy yhteen paikkaan, tiimityöskentely tehostuu ja navigointi eri ohjelmien välillä helpottuu. Hyvä kokonaisuus ei kuitenkaan synny sattumalta, vaan vaatii suunnitelmallisuutta ja kokonaiskuvan hahmottamista.

- Kyllä minä näissä lisenssipakettitapauksissa neuvoisin ottamaan askeleen taaksepäin ennen kuin ostaisin mitään. On tärkeää ymmärtää yrityksen kokonaistarpeet ja kartoittaa minkälaisia toimintoja ihan perusarjessa tarvitaan. Vain siten voi ymmärtää oman yrityksen IT-tarpeita”, Valtin Petteri Kuittinen täsmentää.

Perustoimistotyökalujen, kuten Wordin, Excelin ja PowerPointin lisäksi Office 365 -ohjelmistoihin kuuluu monia tärkeitä viestintävälineitä, ja esimerkiksi Teamsilla hoidat videopuhelut asiakkaiden kanssa ja Microsoft To Do:lla hallitset tehtävälistauksesi synkronoituna Outlookin kanssa. Swaylla puolestaan suunnittelet luovat materiaalit nettisovelluksen avulla. Microsoft huolehtii, että sovellukset ovat ajan tasalla ja roskapostit suodattuvat automaattisesti.

Lisenssejä Microsoftilta löytyy monenlaiseen tarpeeseen ja lisenssivaihtoehdoista löydät erilaisia ohjelmistopaketteja. Business Basic sopii parhaiten toimistotyökalujen peruskäyttöön. Business Premium on taas lisenssivaihtoehto laajempaan tietotyöhön. Se sisältää mahdollisuuden laajaan oman IT-ympäristön seurantaan ja turvaamiseen sekä laitehallintaan.

Ota huomioon nämä

Paras tapa hahmottaa omat lisenssitarpeet on käydä yksinkertaisesti lisenssipaketit läpi ja rasti ruutuun -tyylisesti listata ohjelmia, joita yrityksesi käyttää ja joita ei käytä. Samalla kannattaa myös tarkistaa löytyykö päällekkäisyyksiä, Kuittinen ohjeistaa.

  • Alikäyttö

Maksetaan yhden ominaisuuden takia laajemmasta lisenssitasosta, mutta ei oteta suuremman lisenssitason kaikkia ominaisuuksia käyttöön. 

  • Liian suppea lisenssitaso

Pidetään liian pientä lisenssitasoa ja ostetaan muilta palveluntarjoajilta palveluita, jotka saisi käyttöön laajentamalla M365 -lisenssipaketin käyttöä.

  • Pysy kärryillä, mitä ominaisuuksia lisenssipakettisi sisältää 

Microsoft vaihtaa usein lisenssipakettiensa sisältöjä tai nimiä ja näissä mukana pysyminen vaatii jonkin verran aikaa ja paneutumista. 

Haluatko kuulla lisää?

Miksi et käyttäisi aikaasi johonkin oikeasti tuottavaan ja ulkoistaisi lisenssihuoliasi osaavalle IT-kumppanille? Lataa Microsoft 365 -tarkistuslista, jonka avulla voit vertailla eri lisenssivaihtoehtoja.

Lataa Microsoft 365 -tarkistuslista

Valtti
Kirjoittaja Valtti