office365

Maksatko turhasta? - Vinkit Office 365:n tehokäyttöön

Peter Caselius
21.03.2019 | Peter Caselius

Office 365 webinaari

Office 365 on monipuolinen ja täysin yrityksen kokoon ja tarpeisiin skaalautuva järjestelmä, jonka käyttöönotossa ammattilainen auttaa valitsemaan kustannustehokkaimmat ratkaisut. Parhaimmillaan Office 365:een siirtyminen säästää kustannuksia ja tekee laskun sisällöstä ymmärrettävämmän, mahdollistaa etätyön ja tiimityöskentelyn sijainnista riippumatta ja tuo vakautta, varmuutta ja turvallisuutta yrityksen sähköiseen työskentelyyn. Listasimme viisi kohtaa, jossa O365 tuo tehoa yrityksen toimintaan.

Lataa webinaaritallenne: Huoleton, mutta tehokas? Office 365 tuottavaan käyttöön kumppanin kanssa. Siirry webinaariin tästä!

 

1. Sähköpostin siirtäminen pilveen 

Sähköpostilaatikon täyttyminen, offline-arkistojen kanssa säätäminen ja tärkeiden sähköpostiviestien katoaminen tuntuvat olevan toimistotyön arkipäivää. Mitä jos sähköpostikansio olisikin käytännössä loputon? Mitä jos inbox näyttäisikin täsmälleen samalta riippumatta siitä, katseleeko sitä toimistokoneelta, kännykältä vai kotoa webmailista? Office 365 -lisenssi mahdollistaa saman sähköpostin käytön saumattomasti eri laitteissa, koska kaikki tieto tulee varmennettuna pilvestä. Sähköpostien ja kalenterin katoaminen poistuu käytännössä kokonaan riskilistalta, sillä esimerkiksi edellisen vuosineljänneksen käytettävyysaste oli 99,98 %. 

 

2. Älykkäämpää roskien suodatusta

Office 365 -turvaposti salaa sähköpostin nykyaikaisia menetelmiä käyttäen siten, että lähetetyt sähköpostiviestit sisältöineen ja liitetiedostoineen eivät pääse ei-haluttujen tahojen tietoon. Älykäs roskapostisuodatus säästää aikaa erityisesti organisaation yläpäässä. Mitä useammassa paikassa henkilön sähköpostiosoite on mainittu ympäri internettiä, sitä varmemmin roskapostibotit ovat sen haistaneet ja puskevat osoitteeseen turhaa viestiä. Roskapostin deletoinnin aika on onneksi ohi. Office 365 -ohjelmiston algoritmit osaavat napata haitalliset viestit ja ohjata ne suoraan roskapostiin. Tarvittaessa palveluntarjoaja tekee lisää sääntöjä roskapostisuodatukseen läpi päässeiden viestien perusteella, ja halutessaan sähköpostin käyttäjä voi karanteeni-ilmoitusten perusteella hyväksyä tai hylätä uusia roskapostiohjauksia.

 

3. Dokumenttien yhteiskäyttö tiimityössä: ei enää versioiden yhdistämistä

Office 365 online-sovellukset tekevät dokumenttien yhteiskäytöstä saumatonta. Word-dokumentin tai Excel-taulukon samanaikainen reaaliaikainen tallennus poistaa hankalan ja riskialttiin versioiden yhdistämisen tarpeen kokonaan, eivätkä versiot yliaja toisiaan. SharePoint-ryhmätyöalusta huolehtii myös tiedoston käyttöoikeuksista tiimi- tai projektitasolla. SharePoint on Office 365:n ryhmätyösivusto, joka taipuu erinomaisesti myös firman intranetiksi.


4. Sähköpostista pikaviestimiin – Microsoft Teams

Jos toimiston sisällä sinkoilevat sähköpostiviestiketjut vievät kaikkien työaikaa, saattaa olla aika ottaa käyttöön Microsoft Teams-pikaviestipalvelu. Teams luo työtiimille oman virtuaalisen työtilan, jossa keskustelut, dokumentit ja työkalut asuvat samassa paikassa ja tekevät kokonaisuuden hallinnasta helppoa. Nopeat kysymykset ja kuittaukset siirtyvät kuin itsestään sähköpostipinkasta Teams-viesteihin, ja pitkät viestiavautumiset muuttuvat lyhyemmiksi ja ytimekkäiksi. Osittain kyse on työpaikkakulttuurin luomisesta, ja siksi onkin tärkeää luoda käyttöönottovaiheessa ohjeet, mitä viestintävälinettä käytetään missäkin tarkoituksessa.

 

5. Uudistuvista palveluista tehot irti

Microsoft kehittää ohjelmistojaan jatkuvasti, ja muutaman kerran vuodessa Office 365:een tulee uusia ohjelmistoja ja päivitettyjä ominaisuuksia vanhoihin ohjelmistoihin. Uusia sovelluksia voi ottaa käyttöön ketterästi ilmaisten kokeilujaksojen turvin, ja selvittää, saisiko uutuuksien avulla työstä vielä enemmän tehoja irti. Sovellusten käyttöön on tarjolla opastusta ja koulutusta, ja asiantuntijamme auttavat arvioimaan yrityksesi tarpeita suhteessa Office 365 -ratkaisuihin.

 

Väitämme, että työkulttuurin muutos ja uusien teknologioiden hyödyntäminen ovat kilpailukyvyn säilyttämisen ehtoja. Lataa webinaariimme Huoleton, mutta tehokas? Office 365 tuottavaan käyttöön kumppanin ja kuulet uusimmat vinkit O365:n tehokäyttöön. 

Huoleton, mutta tehokas-webinaaritallenne

Peter Caselius
Kirjoittaja Peter Caselius