Digitaalinen työympäristö, Tiimityö

Moderni tiimi työskentelee digitaalisesti

Valtti
26.03.2018 | Valtti

Moderni tiimityo on digitaalista

Aiemmin tiimityö tarkoitti usein sitä, että hautauduttiin neukkariin edistämään yhteistä asiaa. Tiimityöskentely oli monella tapaa sidoksissa fyysiseen tilaan ja kasvokkain tapaamiseen. Ei se väärin ollut, tai ole vieläkään, koska tiimit tarvitsevat myös fyysistä yhdessäoloa. Jotain olennaista digitaalisuus tuo kuitenkin lisää.

Mistä kaikista seuraavista haluaisit päästä eroon omassa tiimityössäsi?

 Sähköposteista, joiden subject-kenttä alkaa RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: ja jonka CC-kenttään on joka kierroksella lisätty pari uutta tyyppiä. Viestiketjuista, joista haarautuu osakeskusteluja, joista osa vastaanottajista on pudonnut pois.

 Projektidokumenteista, joiden tiedoston perässä lukee ”VER-3.5-JV-SS-JS-PV-finalfinal” ja joista on silti jossain olemassa vielä yksi painos, jonka versionumero on joku ihan muu, ja jota JS ja PV eivät ole vielä nähneetkään.

 Verkkolevyistä, joiden kansiorakenteen loogisuus aukeaa vain kahdelle ihmiselle koko firmassa ja heiltä onkin aina kysyttävä, että missäköhän mahtaisi olla se yksi tietty tiedosto, jota juuri tähän juttuun nyt tarvittaisiin.

 Keskusteluista, jotka alkavat sanoilla ”En minä ole kuullut tästä mitään” tai ”Miksei mulle ole kerrottu tätä” tai ”Me päätettiin tämä asia jo tuolla Merjan kanssa kahdestaan”.

 Tunteesta, että on ihan järkyttävästi tekemistä eikä oikein mitään käsitystä siitä, mitä kaikkea pitäisi tehdä ja milloin pitäisi olla valmista.

 Epäselvyydestä, että kuka tekee mitäkin ja keneltä voi kysyä mistäkin.

Huutaako sisälläsi pitkään vaiennettu ääni ”Kaikista näistä ja lisäksi siitä joka viikko toistuvasta toivottomasta kalenterirumbasta, kun yritetään saada koko tiimi yhtä aikaa samaan tilaan käsittelemään ja edistämään yhteistä projektia!”?

Modernit tiimit luovat digitaalisen työympäristönsä pilveen

Digitaalinen työtila poistaa käytännössä kaikki edellä mainitut ongelmat. Sillä oletuksella, että tiimi sopii yhteiset pelisäännöt ja noudattaa niitä.

Kaikki lähtee kunnollisista puitteista, yhteisistä pelisäännöistä ja siitä, että homma saadaan alkuun ja toimimaan. Loppu on tiimistä kiinni.

Pelisäännöissä sovitaan esimerkiksi, että kaikki tiimityöhön liittyvä keskustelut käydään tiimityöalustalla, jossa jokainen voi niihin osallistua ja pysyy näin kartalla asioista.

Tiimidokumentit ladataan pilvipalveluun yhteiseen tiedostokirjastoon ja kukin päivittää vain näitä dokumentteja, jolloin versionhallinta syntyy automaattisesti. Projektin tehtävienhallinta hoidetaan sähköisesti, jolloin koko tiimi näkee yhdellä silmäyksellä, mitä on tehty, mitä on vielä tehtävä ja missä mennään. Kaikista palavereista tehdään muistiinpanot tiimin yhteiseen muistikirjaan.

Tuloksena on helppoutta, ajansäästöä ja parempaa työtehoa sekä työn iloa. Kaikki lähtee kunnollisista puitteista, yhteisistä pelisäännöistä ja siitä, että homma saadaan alkuun ja toimimaan. Loppu on tiimistä kiinni.

Mitkä ovat teidän tiiminne valitsemat digitaaliset työvälineet? Jos sinulla on vaikeuksia päättää, tulen mielelläni kertomaan lisää työkaluista, joita minun tiimissäni käytetään. Teaser: O365:n neljän sovelluksen kombo on lyömätön yhdistelmä. Arvaatko mitä ne ovat?

 

Alkuperäinen teksti on julkaistu osoitteessa www.meteoriitti.com ja tekstin on kirjoittanut vieraileva kirjoittaja Sari Soininoja. Yhdistimme voimamme Sininen Meteoriitti konsultointiliiketoiminnan kanssa syyskuussa 2020. Yhdistymisen myötä pystymme tarjoamaan entistä kokonaisvaltaisempia palveluita sisältäen työympäristöjen ja työtapojen kehittämisen palvelut sekä verkko- ja asiointipalveluiden konsultoinnin. 

Valtti
Kirjoittaja Valtti